série de livres illustrant la documentation structurée

Édition d'un document structuré

Des documents structurés conformes à SGML ou XML peuvent être saisis dans un simple éditeur de texte. Historiquement, c'est ainsi que les premiers documents SGML furent saisis, ce qui explique l'existence des options de cette norme permettant d'omettre tout ou partie des balises.

Éditeur SGML ou XML

Bien évidemment, lorsqu'un projet de gestion documentaire utilise des documents structurés, il est indispensable de recourir à l'utilisation de logiciels d'édition pour le confort et la productivité des utilisateurs.

Les documents seront souvent saisis sans tenir compte de leurs mises en forme finales, celles-ci dépendant des media de publication.

Aussi sera-t-il utile de mettre en place des feuilles de style d'édition permettant d'améliorer l'ergonomie de travail de l'utilisateur. Dans certains cas, il sera ainsi possible de ne faire apparaître aucune balise lors de la saisie.

Choix d'un éditeur

Il faut noter que les outils aptes à produire et traiter des documents XML sont plus nombreux que ceux compatibles avec la norme SGML, XML étant plus largement utilisé et étant surtout plus facile à implémenter.

En pratique, en dehors de contraintes réglementaires spécifiques, il sera préférable de saisir les documents avec un éditeur XML, les produits disponibles étant plus simples à configurer que leurs homologues conformes à la norme SGML.

Il faut cependant noter que les éditeurs SGML permettent également de traiter des documents en XML.

Par ailleurs, certains logiciels de publication disposent de fonctions permettant l'édition structurée. Ces produits intégrés peuvent être suffisants pour certains projets.

CMS

Les logiciels de gestion de contenu, désignés par l'acronyme CMS ("Content Management System"), permettent quant à eux une édition bien adaptée pour la mise à jour de sites Web par des groupes d'utilisateurs.

S'ils permettent une forme de saisie structurée, leurs fonctionnalités spécifiques ne permettent pas a priori de les inclure parmi les logiciels pertinents pour un projet de GED.

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