Publication d'une base documentaire

Plusieurs solutions de publication peuvent être envisagées en fonction de la nature et de l'importance du projet documentaire.

Si les fonctions de publication sont essentielles pour produire des documents techniques, réglementaires ou commerciaux, une gestion documentaire simple archivant des documents bureautiques n'aura pas à traiter cet aspect.

Publication multimedia

Dans un grand nombre de projets de GED, il y aura plusieurs publications à partir du même fonds documentaire, sous différents media et dans de multiples langues.

À partir des textes, données et illustrations gérés dans la base documentaire, il sera ainsi possible d'extraire des documentations imprimées, de diffuser des documentations électroniques consultables dans un logiciel spécifique (par exemple sur DVD), et de générer la base alimentant un site Web dynamique.

Pour bénéficier des avantages liés à la diffusion de la documentation sur différents media, il est indispensable d'avoir en amont structuré et organisé le contenu sans tenir compte de la forme ultérieure des publications.

Variantes documentaires

Des documents aux contenus différents peuvent être publiés depuis une base unique, en fonction du profil de l'utilisateur ou, par exemple, de la variante du produit considéré.

Ainsi, un industriel pourra gérer de façon centralisée les manuels correspondant à différentes versions d'un matériel ou bien adapter l'information publiée à la qualification du lecteur.

Conversion des documents

La préparation des publications à partir de la base documentaire peut s'effectuer grâce à des logiciels spécialisés dans la manipulation de documents structurés.

Ces produits permettent la conversion d'une structure vers une autre ainsi que différents traitements des documents. Il peut s'agir de logiciels autonomes ou bien de jeux de classes pour des langages orientés objet.

Il est préférable de recourir à des produits conformes à la spécification XSL, certains d'entre eux étant disponibles sous forme de logiciel libre.

Les publications ainsi préparées seront mises en pages en utilisant un logiciel de composition documentaire, constitueront une documentation accessible en ligne ou bien seront incluses dans un logiciel de consultation.