Gestion du cycle de vie du document
Le suivi de la réalisation des documents et de leur validation, en phase initiale ou lors de leurs révisions successives, sera assuré par des logiciels de GED permettant un travail collaboratif entre les utilisateurs.
Outre l'archivage des données textuelles, numériques et illustrées, la gestion de la configuration du fonds documentaire et de ses modifications est une tâche essentielle de la base de données.
Validation de la documentation
Une documentation complexe étant constituée de la réunion de textes et d'illustrations de diverses provenances, il est indispensable de coordonner les relectures et les validations nécessaires à son homogénéité et à son exactitude.
Une gestion fine des droits d'accès permettra ainsi à chacun d'intervenir en fonction de son rôle tandis que la traçabilité des modifications par différents rédacteurs permettra de garantir le respect des procédures d'assurance qualité.
Suivi de production documentaire
La date de sortie d'une documentation peut être impérativement fixée par des contraintes commerciales, par exemple dans le cas d'un recueil de textes juridiques, ou bien par des obligations réglementaires. Ainsi un avion ne peut-il pas être homologué sans ses manuels de pilotage et sa documentation de maintenance.
Il est donc essentiel de pouvoir assurer le respect du planning de la production documentaire, en phase de création initiale ou lors des révisions majeures ultérieures.
Un suivi de production fournissant tableaux de synthèse et graphiques d'avancement est ainsi nécessaire au bon pilotage du projet.
Gestion des révisions
Les différentes versions d'une documentation doivent être archivées afin de pouvoir si nécessaire, par exemple dans le cadre de contraintes réglementaires, la reproduire dans son état à une date donnée.
Dans certains domaines, il est aussi indispensable de faire apparaître sur les publications les écarts avec la version publiée précédente en utilisant des marques de révision.
Il peut également être utile de rendre disponible pour une consultation électronique la version de la documentation en vigueur à une date indiquée par le lecteur, par exemple pour des documents législatifs.
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