Travail collaboratif
Si l'expression travail collaboratif a pris un sens particulier depuis l'avènement du Web 2.0, donner à une équipe les moyens organisationnels et techniques de collaborer ensemble a toujours fait partie des préoccupations des entreprises.
Les applications de gestion documentaire permettant de formaliser l'échange et le travail sur l'information constituent une des briques d'une solution de travail collaboratif.
Gestion de la création d'un document
Un document important, par exemple technique ou juridique, sera réalisé par plusieurs auteurs délivrant de l'information textuelle et graphique.
Une application de GED devra permettre de gérer les validations de ce document ainsi que les éventuels allers et retours entre les rédacteurs et l'équipe en charge du contrôle afin de permettre un véritable travail collaboratif.
Des tableaux de suivi sont indispendables pour suivre l'état d'avancement du projet, et des alertes doivent signaler tout retard pris sur un sous-ensemble documentaire.
Les traductions d'un document établi en plusieurs langues seront également gérées, des modules pouvant assurer l'automatisation au moins partielle de cette traduction.
Révisions d'un document
Les évolutions successives des documents devront aussi être prises en charge par l'application de GED.
Il conviendra d'assurer l'intégrité de la documentation et de garder trace des modifications effectuées, celles-ci pouvant être indiquées à l'utilisateur final par des marques de révision mettant en valeur les informations ajoutées, supprimées ou modifiées.
Recherche dans le fonds documentaire
Selon la nature de l'application, les recherches s'effectueront soit directement sur la base documentaire, par exemple dans le cas d'une application d'archivage de documents bureautiques, soit sur une publication extraite de la base.
Dans tous les cas, il faudra s'assurer que l'utilisateur dispose des droits nécessaires pour accéder aux documents demandés. Ainsi, dans une application de gestion de dossiers médicaux, seuls des médecins doivent être autorisés à accéder aux informations personnelles des patients.
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