Gestion documentaire
La gestion documentaire englobe des domaines fonctionnels et des métiers différents. Leur point commun est la nécessité de produire, de gérer et de publier de l'information textuelle et graphique.
Les méthodes d'élaboration documentaire peuvent n'avoir que peu de rapport d'un domaine à l'autre. Mais tous partagent le besoin de gérer les documents produits, et de pouvoir, à des degrés divers, suivre les étapes de leur réalisation et leurs processus de révision.
Ces projets ont également en commun d'avoir un lecteur comme utilisateur final. Ils doivent lui fournir une information fiable répondant à sa demande, qu'il s'agisse d'un catalogue commercial en ligne ou de la documentation technique d'un système complexe, avion ou matériel industriel.
Ingénierie documentaire
Le traitement des documents depuis leur création jusqu'à leur publication est le domaine de l'ingénierie documentaire. Des éditeurs pour les textes, des logiciels graphiques, mais aussi des logiciels de gestion de bases de données sont mis en œuvre dans ces projets.
Bien que n'étant pas a priori la partie la plus visible du traitement de l'information, la gestion du cycle de vie du document sera au cœur de la plupart des applications. Elle inclut la formalisation des interventions des différents acteurs du processus documentaire, qu'ils soient auteurs, illustrateurs, chefs de projet ou responsables de la qualité.
À chaque besoin correspondra une application informatique généralement élaborée autour de logiciels de GED open source, gratuits, libres ou commerciaux, et de développements spécifiques souvent conçus par des sociétés de conseil spécialisées en ingénierie documentaire.
Gestion Électronique de Documents
Le travail avec des documents ainsi dématérialisés est aussi appelé Gestion Électronique de Documents, ou GED.
Souvent, les publications seront multiples et une documentation imprimée ainsi qu'un site web pourront être produits à partir d'un seule base documentaire gérant l'ensemble des sources d'information.
Ce site réalisé par la société Boriva présente un panorama des domaines de la gestion documentaire ainsi que des normes documentaires, des bonnes pratiques et des outils de GED utilisés dans ce secteur.
Applications de la GED
Les domaines d'utilisation de la Gestion Électronique de Documents sont nombreux, on peut citer les quelques exemples suivants :
- Archivage de documents papier, souvent en partie manuscrits. La dématérialisation du fonds documentaire est obtenue en faisant intervenir des technologies de numérisation, de reconnaissance de caractères et d'indexation des documents.
- Production de documentation structurée avec des objectifs de pérennité à long terme et de respect de normes de qualité pour la documentation. Ces applications sont souvent utilisées pour la création et l'exploitation de documentations de maintenance.
- Travail collaboratif pour l'élaboration de documentations complexes devant subir un processus de validation strict avant publication.
- Applications de traduction automatisée ou semi-automatisée, facilitant le travail des équipes de traducteurs en leur proposant un thésaurus adapté à la documentation traitée.
- Création et gestion de la base de connaissances d'une entreprise ou organisation complexe, incluant aussi les documents bureautiques produits par les différentes entités.
Certaines technologies issues de la GED se retrouvent aussi dans d'autres domaines, tels que le management de processus métiers, également appelé Business Process Management ou BPM.
L'Échange de Données Informatisé, aussi dénommé EDI, est un autre exemple de domaine utilisant les outils de la GED. Les logiciels permettant de convertir les documents et données pour les exploiter sous d'autres formats et structures que ceux sous lesquels ils ont été créés sont ainsi un rouage essentiel des applications d'EDI.
Les nombreuses applications de la GED
Une application documentaire peut être un simple archivage de documents numérisés ou bien une solution de publication en ligne à partir de données gérées dans une base.
Les productions de la GED vont de la classique documentation imprimée à la documentation dématérialisée s'adaptant dynamiquement au profil de l'utilisateur et aux requêtes exprimant sa demande.
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