Logiciel de publication
La production d'une documentation destinée à l'impression peut être réalisée par des logiciels ayant des finalités similaires mais des interfaces aux logiques fort différentes.
Des logiciels fonctionnant intégralement en mode "batch" cohabitent ainsi dans cette catégorie de produits avec des logiciels permettant de visualiser à l'écran la documentation telle qu'elle sera imprimée.
Mise en pages automatisée
La mise en pages d'une documentation de taille conséquente en vue d'une publication sur papier sera réalisée en minimisant les interventions manuelles.
Les logiciels de GED permettant de publier un document papier peuvent être différenciés selon qu'ils permettent une mise en page intégralement automatisée ou bien qu'ils privilégient une approche mixte, un opérateur pouvant alors intervenir pour effectuer de légères retouches.
Ces logiciels de composition peuvent aussi être caractérisés selon la nature des formats de documents acceptés, structurés en SGML ou en XML, ou bien spécifiques au logiciel.
Cette approche est particulièrement adaptée aux documents techniques ou législatifs, mais est également pertinente pour des documents marketing ou bien commerciaux nécessitant des présentations soignées.
Feuilles de style
Pour chaque media, des règles de mise en pages doivent être définies. Ces spécifications de publication seront traduites dans des feuilles de style s'appliquant au logiciel de PAO pour des publications sur papier.
La génération d'un document composé conforme à XSL-FO permet de produire une publication aux formats PDF ou PostScript.
Dans le cas de publications "électroniques", les feuilles de style s'appliqueront au logiciel de consultation installé sur le poste client. Il pourra dans ce cas s'agir d'un navigateur Web ou d'un produit spécifique.
Navigation
En outre, pour réussir une documentation interactive, il conviendra de définir l'ergonomie de sa consultation.
Les modes de navigation entre documents de différentes natures, textes, illustrations taguées et tableaux de données, devront être spécifiés pour que l'utilisateur puisse bénéficier d'une recherche aisée de l'information.
En particulier, l'existence de liens depuis et vers les parties d'un dessin, d'une photographie, ou encore d'une vidéo, et non depuis ou vers l'illustration dans son ensemble, est une caractéristique appréciable d'une application de consultation.
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